Reunião remota: dicas e ferramentas para a quarentena

Com milhões de pessoas infectadas no mundo, o novo Coronavírus obrigou muitas empresas a adotar o regime remoto de trabalho e, com isso, adotar a reunião remota.

O conceito de home office – ou trabalhar de casa – ainda é um conceito novo no Brasil e pode ser visto por muitos como inviável.

No entanto, é possível adotar o trabalho remoto de forma efetiva, seja temporariamente ou de forma definitiva, sem gastar muito e sem perder a produção.

Muitos que estão trabalhando em casa pela primeira vez, estão enfrentando desafios como evitar o isolamento e a solidão.

Aprender a usar novas ferramentas e aplicativos, instalar e usar extensões de gerenciamento de tempo para manter a produtividade e liderar projetos e equipes remotas enquanto se mantém contato (virtual) com essas pessoas.

Em resposta à pandemia do Coronavírus, empresas de software como Zoom, Skype e Google estão oferecendo seus produtos gratuitamente para que todos possam se sentir mais à vontade trabalhando em casa.

Mas essas não são as únicas empresas que oferecem seus produtos gratuitamente! Existem muitas outras empresas comprometidas em ajudar todos a facilitar a transição para o trabalho em casa.

Por isso, vamos ajudá-lo a permanecer produtivo no seu trabalho em home office, com reuniões remotas muito mais produtivas!

O que é uma reunião remota?

Em uma reunião remota – como em qualquer reunião – as pessoas se reúnem para fazer algo: tomar decisões, apresentar ideias, colaborar criativamente, ensinar ou orientar, conhecer e cumprimentar, debater, discutir, comemorar, planejar e etc.

A diferença de uma reunião remota é que nem todos estão no mesmo espaço físico. Em vez disso, você está conectado ao vivo por meio de uma sala de reunião online.

O ideal é usar o vídeo de uma forma que todos possam ver todos, mas a “realidade virtual” e até mesmo o chat de texto podem funcionar.

Uma reunião remota ainda é “uma reunião”, na qual você precisa se conectar, de humano para humano. Vocês respondem um ao outro em tempo real.

E uma boa reunião remota começa como qualquer outra reunião. Precisa ter um propósito claro; convide as pessoas certas; planejar para que todos participem; começar e terminar no horário marcado.

Você pode variar os formatos, para não cair sempre no padrão “webinar”, onde um apresenta slides e os outros apenas escutam.

A quarentena está sendo um excelente momento para repensarmos as formas tradicionais de trabalho, e repensar as suas reuniões pode ser uma excelente ideia também!

Qual a diferença entre reunião remota e reunião presencial?

A grande diferença entre uma reunião remota e uma reunião presencial é o deslocamento dos participantes para um único local, como uma sala de reuniões, um auditório e etc.

Fazer uma reunião presencial pode ser custoso, além de ter maior probabilidade de atrasos e imprevistos.

Já em uma reunião remota você terá menor custo de execução (aluguel de sala e coffee break, por exemplo), além de ter maior comodidade de poder participar de onde você estiver.

Assim, as chances de atrasos são menores e os imprevistos se tornam quase nulos.

Estima-se que as reuniões remotas podem ser cerca de 80% mais econômicas. Além disso, elas são mais objetivas, evitando conversas paralelas que podem atrasar os resultados finais.

Como fazer uma reunião remota

Para algumas equipes, ter uma reunião remota se tornou a única forma de comunicação entre os membros da equipe para alinhamento.

Mesmo com todas as adversidades da adaptação ao trabalho remoto, a reunião deverá ser a primeira coisa a ser repensada entre os membros da equipe.

Portanto, se você tiver que dirigir uma reunião remota, a primeira coisa com a qual terá de lidar é com a rejeição interna e o medo de ser menos produtivo.

É de conhecimento geral que os gerentes preferem as reuniões presenciais em vez das remotas, pois as primeiras são percebidas como mais produtivas, o que não é bem uma verdade.

Mas sempre existe a possibilidade de adaptar e melhorar o processo e o resultado da colaboração remota.

Regras diferentes se aplicam quando você tem uma reunião por videoconferência e uma reunião em seu escritório.

Você precisa pensar em uma reunião remota como uma reunião regular da empresa, sem a capacidade de ver e ouvir claramente todos durante toda a reunião.

Então, como você pode conduzir negócios sem a clareza da conversa cara a cara?

Ferramentas para reunião remota

1. Google

Para ajudar escolas e empresas em todo o mundo, o Google lançou uma versão premium de sua ferramenta de videoconferência que você pode usar gratuitamente durante a quarentena.

Usando o Hangouts e o Meet, você pode fazer videochamadas com até 250 participantes em uma “sala” ou transmitir diretamente para até 100.000 espectadores.

Você também pode gravar reuniões e salvá-las no Google Drive.

2. Zoom

O Zoom fornece uma página de suporte ao usuário e escolas de ensino fundamental, médio e superior podem usar sua lata de ferramentas com todos os recursos gratuitamente.

Com a versão gratuita deste aplicativo, você pode realizar reuniões com até 100 pessoas por até 40 minutos em cada sala.

3. Slack

O Slack está oferecendo planos gratuitos para aqueles que estão trabalhando para combater a pandemia do Coronavírus.

As equipes que trabalham no combate ao COVID-19 e que tenham interesse em usar o Slack podem enviar um email para receber esta versão e saber a melhor forma de começar a trabalhar remotamente. E-mail: covid@slack.com

4. Skype

Uma das plataformas de videochamada mais conhecidas, o Skype é uma excelente ferramenta para reunião online de até 50 pessoas.

A plataforma é gratuita, mas você poderá utilizar créditos pré-pago para realizar chamadas telefônicas para o mundo inteiro!

5. Microsoft Teams

O Microsoft Teams é a plataforma ideal para quem precisa compartilhar arquivos, agendar tarefas e reuniões, fazer videoconferências e muito mais.

A plataforma suporta até 10 mil pessoas, que podem estar em diferentes conferências, com toda segurança e organização que a sua empresa precisa.

6. Miro

Miro é uma ferramenta para complementar suas reuniões online, com quadros brancos e apresentação de esquemas, que podem ser compartilhados enquanto você está na chamada, tornando suas reuniões mais dinâmicas.

É possível fazer reunião online pelo celular?

É possível fazer uma reunião remota pelo celular ou tablet, desde que a plataforma escolhida tenha um aplicativo disponível compatível com o seu aparelho.

Basta baixar o aplicativo na sua App Store e fazer o login. Para criar salas de reunião, cada plataforma tem o próprio caminho e, para participar, basta clicar no link enviado para você.

Para compartilhar uma tela, apresentação ou aplicativo, basta clicar em “apresentar agora” ou “apresentação”. Depois, basta selecionar o que deseja compartilhar.

Dicas para conduzir reuniões virtuais produtivas

A primeira coisa a se fazer, é escolher a melhor ferramenta para o tipo de reunião remota que deseja conduzir.

As melhores reuniões remotas incluem três itens essenciais que você precisa lembrar: conexão, colaboração e feedback.

Ao manter esses fundamentos, você fará com que os participantes se sintam mais envolvidos, ao mesmo tempo que mantém a produtividade da reunião.

Existem apenas algumas soluções no mercado que oferecem suporte a esses três pontos, que são essenciais para reuniões remotas (como Miro, ou soluções do Google – Docs e Meet, e assim por diante).

Para que nada dê errado durante a sua reunião, o ideal é que você sempre tenha um plano B.

Por mais que as plataformas para reuniões remotas sejam confiáveis, sempre pode aparecer um contratempo: limite de participantes, falha na conexão com o servidor e etc.

Por isso, é muito importante que você sempre comece  a sua reunião já com um plano para reorganizar, caso algo dê errado.

Você poderá utilizar as plataformas como Skype ou Zoom como alternativas, mas sempre dê preferência para as plataformas mais completas.

Além disso, qual é o maior benefício de uma reunião real? É a interação face a face, que resulta do compartilhamento de um determinado espaço.

Mas um espaço compartilhado não é igual a uma sala de reuniões. Além disso, incluir flipes charts, chats, telas compartilhadas ou quadro branco online compartilhado.

Uma combinação de diferentes espaços compartilhados influencia positivamente a presença de funcionários remotos em uma reunião.

Por último, faça um planejamento com uma linha de raciocínio continua para a sua reunião e compartilhe com todos os participantes.

Reunir-se para uma reunião remota exige esforço, portanto, não perca tempo durante a reunião.

Tenha um plano com itens específicos para cobrir e cumpra esse plano. É melhor compartilhar a agenda com antecedência com aqueles que irão participar, para que todos possam se preparar.

Conclusão

Fazer uma reunião remota não é tão difícil quanto parece. Assim como uma reunião presencial, você precisará de planejamento, organização e comunicação com a sua equipe. Para ter uma boa reunião online, você precisará de uma conexão de Internet estável e com uma boa velocidade, para que tudo ocorra sem interrupções.